Zwischen WhatsApp, drei E-Mail-Postfächern und dem Aktenordner im Auto - Malermeister Jörn Peters kannte das Chaos gut. Ein Gespräch darüber, was sich geändert hat, seit jeder Auftrag eine feste Akte hat.
Jörn Peters führt seinen Malerbetrieb seit 14 Jahren. Zwölf Mitarbeiter, drei bis fünf laufende Aufträge gleichzeitig - und bis vor Kurzem: ein Aktenordner im Kofferraum, ein Postfach mit über 4.000 ungelesenen Mails und die ständige Sorge, dass irgendwo ein Foto vom Kundenobjekt verloren geht.
„Wenn ein Kunde anrief, musste ich erstmal zehn Minuten suchen, bevor ich überhaupt wusste, wovon er spricht“, erzählt Peters. „Das war nicht nur nervig - das hat auch nicht besonders professionell gewirkt.“
„Heute tippe ich einen Nachnamen ein - und hab alles: Fotos, Chatverlauf, Angebot, Rechnung. Ich hab wieder Zeit für die Baustelle statt fürs Suchen.“
Ausschlaggebend war ein verlorenes Angebot kurz vor Auftragsstart - die PDF lag irgendwo zwischen drei Postfächern, der Kunde wartete, das Team stand auf der Baustelle bereit. Peters entschied sich, seine komplette Auftragsverwaltung auf aktuno umzustellen.
Die Einrichtung übernahm koetting.io als Sorglos-Paket: WhatsApp Business, das Firmen-Postfach und die alte Dateiablage wurden angebunden, bestehende Aufträge migriert. Nach zwei Wochen lief der Betrieb komplett auf dem neuen System.
Jede Nachricht, jedes Foto und jedes Dokument landet automatisch in der passenden Akte - ganz ohne, dass jemand im Team etwas anders machen müsste. Rückfragen von Kunden gehen zurück, weil das Team jederzeit den vollständigen Verlauf einsehen kann - auch vertretungsweise, wenn Peters selbst nicht erreichbar ist.
„Das Beste ist eigentlich, dass sich für mein Team nichts geändert hat“, sagt Peters. „Die schreiben weiter WhatsApp wie immer. Nur ich muss nicht mehr suchen.“
15 Minuten, unverbindlich - wir schauen uns gemeinsam an, wie aktuno bei euch aussehen würde.
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